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Bedeutung eines Website-Briefings im Projektkontext

Ein Website-Briefing ist mehr als ein formales Dokument: Es ist der Fahrplan, der die Richtung und den Umfang eines Webprojekts definiert. Ohne ein klares Briefing besteht die Gefahr, dass Zielsetzung und Anforderungen unklar bleiben, was zu Missverständnissen, Nachbesserungen und erhöhten Kosten führen kann. Für Einsteiger:innen und Entscheider:innen ist das Briefing das zentrale Steuerungsinstrument, das Transparenz und gemeinsame Erwartungen schafft.

Dabei dient das Briefing nicht nur der Kommunikation mit der beauftragten Agentur oder den Entwickler:innen, sondern auch der internen Klärung. Es hilft, das Vorhaben fundiert zu durchdenken, Stakeholder einzubinden und Ressourcen realistisch einzuschätzen. Nur wenn alle relevanten Aspekte angemessen erfasst sind, lässt sich der Aufwand realistisch planen und der spätere Erfolg sichern.

Grundlegende Begriffe und Definitionen im Website-Briefing

Ein Website-Briefing umfasst alle schriftlichen und visuellen Informationen, die zur Planung und Umsetzung der Website notwendig sind. Wesentliche Begriffe sind:

• Zielgruppe: Die Personen oder Gruppen, für deren Bedürfnisse und Erwartungen die Website konzipiert wird.
• Zielsetzung: Die konkreten Ziele, die mit der Website erreicht werden sollen, etwa Markenbekanntheit, Verkauf oder Information.
• Inhalte: Text, Bilder, Videos und andere Medien, die auf der Website veröffentlicht werden.
• Funktionalitäten: Technische Merkmale und interaktive Elemente, beispielsweise Suchfunktionen, Kontaktformulare oder E-Commerce-Funktionalitäten.
• Design-Rahmen: Vorgaben zur visuellen Gestaltung, die sich an der Corporate Identity orientieren.

Diese Begrifflichkeiten sollten im Briefing eindeutig definiert und abgegrenzt werden, um spätere Verwirrung zu vermeiden.

Wesentliche Inhalte und Bestandteile eines Website-Briefings

Ein umfassendes Website-Briefing beinhaltet verschiedene Abschnitte, die unterschiedliche Dimensionen des Projekts abdecken. Zu den wichtigsten gehören:

• Projektübersicht: Hintergrundinformationen zum Unternehmen und zum Projekt.
• Zielgruppe und Nutzerbedürfnisse: Beschreibung der Hauptzielgruppen mit Bezug auf demografische, psychografische und verhaltensbezogene Merkmale.
• Zieldefinition: Klare, messbare Ziele, die mit der Website erreicht werden sollen.
• Inhalte: Verzeichnis der benötigten Inhalte, deren Umfang, Qualität und Verantwortlichkeiten für die Bereitstellung.
• Design und Layout: Vorgaben bezüglich Farben, Schriftarten, Bildsprache und Gestaltungsrichtlinien.
• Funktionalitäten und technische Anforderungen: Erwünschte Features und technische Spezifikationen, inklusive Constraints wie Browser-Kompatibilität oder Barrierefreiheit.
• Budget und Zeitplan: Finanzielle Rahmenbedingungen sowie Meilensteine und Liefertermine.
• Verantwortlichkeiten und Kommunikation: Wer ist auf Kundenseite und Agenturseite Ansprechpartner, wie ist der Kommunikationsfluss organisiert.

Eine möglichst vollständige Erfassung dieser Aspekte ist für Planungssicherheit und Umsetzungserfolg essentiell.

Typische Fehler und Herausforderungen im Briefingprozess

In der Praxis treten wiederholt ähnliche Probleme auf, die sich auf die Qualität und den Erfolg des Briefings auswirken. Dazu zählen:

Unklare oder fehlende Zieldefinition: Wenn die Ziele unscharf oder widersprüchlich formuliert werden, entstehen Missverständnisse und unterschiedliche Erwartungshaltungen.

Unvollständige oder veraltete Informationen: Werden wichtige Inhalte oder Rahmenbedingungen nicht berücksichtigt, führt dies zu Nachfragen und Korrekturen.

Zu technische oder zu allgemeine Sprache: Ein zu detailverliebtes technisches Briefing kann Auftraggeber überfordern, während ein zu allgemeines Dokument wenig Orientierung gibt.

Mangelnde Einbindung relevanter Stakeholder: Fehlt die Abstimmung mit allen Beteiligten, können Anforderungen übersehen werden.

Keine Priorisierung der Anforderungen: Ohne klare Gewichtung fehlt eine Entscheidungsgrundlage für Kompromisse bei Budget oder Zeit.

Praktische Tipps für die Erstellung eines klaren Website-Briefings

Um typische Fehler zu vermeiden und das Briefing effektiv zu gestalten, bieten sich folgende Empfehlungen an:

1. Frühzeitige und vollständige Vorbereitung: Folgen Sie einer Checkliste, um alle wesentlichen Punkte zu erfassen.
2. Klare und einfache Sprache: Verwenden Sie verständliche Begriffe und beschreiben Sie Fachpunkte nachvollziehbar.
3. Visualisierung von Anforderungen: Skizzen, Moodboards oder Beispiele helfen, Erwartungen anschaulich zu machen.
4. Priorisierung: Kennzeichnen Sie Must-have- und Nice-to-have-Elemente deutlich.
5. Einbindung aller relevanten Stakeholder: So erreichen Sie eine umfassende und realistische Zieldefinition.
6. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Halten Sie das Briefing aktuell und passen Sie es bei Veränderungen an.

Häufige Fragen rund um das Website-Briefing

Wer sollte das Website-Briefing erstellen?
In der Regel kommt die Verantwortung für das Briefing vom Auftraggeber, oft unterstützt durch interne Marketing- oder Kommunikationsabteilungen. Externe Berater oder Agenturen können Hilfestellung bei Struktur und Formulierung bieten.

Wie detailliert muss das Briefing sein?
Das Maß an Detailtiefe richtet sich nach Projektumfang und Komplexität. Für einfache Seiten genügt eine grobe Orientierung, während umfangreiche Plattformen ein sehr umfangreiches Briefing erfordern.

Wie geht man mit sich ändernden Anforderungen um?
Änderungen sind im Projektverlauf normal. Wichtig ist, dass sie dokumentiert und abgewogen werden, um Zeitplan und Budget anpassen zu können.

Zusätzliche Aspekte für spezielle Website-Typen

Je nach Art der Website ergeben sich weitere wichtige Punkte im Briefing:

E-Commerce-Websites: Hier sind Produktsortiment, Zahlungsarten, Lieferbedingungen und Sicherheit besonders relevant.

Corporate Websites: Der Fokus liegt auf Markenkommunikation, Corporate Identity und Verknüpfungen mit anderen Kommunikationskanälen.

Content-Portale oder Blogs: Redaktionskonzepte, Content-Management-System-Anforderungen und regelmäßige Pflege gehören ins Briefing.

Typische Fehler im Website-Briefing und wie Sie sie vermeiden

Ein häufig auftretendes Problem bei der Erstellung von Website-Briefings ist die mangelnde Konkretisierung der Zielgruppenbeschreibung. Wenn die Zielgruppe zu allgemein gehalten wird, fällt es dem Design- sowie Entwicklungsteam schwer, passende Inhalte und Funktionen zu planen. Nehmen Sie sich deshalb Zeit, die Zielgruppen klar zu segmentieren und jede Gruppe mit ihren spezifischen Bedürfnissen darzustellen.

Oft wird auch die technische Umgebung und Anbindung zu wenig detailliert beschrieben. Dazu gehören beispielsweise Vorgaben zur Plattform, Betriebssystemen, Browserkompatibilität oder notwendige Integration von Drittsystemen wie CRM oder Zahlungsdienstleistern. Vernachlässigen Sie diese Angaben, können im späteren Projektablauf kostspielige Anpassungen entstehen.

Ebenso typisch ist das Fehlen einer klar definierten Navigationsstruktur oder Grobarchitektur der Website. Auch wenn das finale Layout und die Seitenhierarchie im Detail im Projekt entstehen, sollten zeitige erste Vorstellungen und Prioritäten genannt werden, um den Umfang und die Komplexität abschätzen zu können.

In der Folge ist die Kommunikation zwischen Auftraggebenden und Agentur oder Entwickler:innen zunehmend ungenau. Um dies zu verhindern, sollten Sie im Briefing auch explizite Kommunikationswege, Verantwortlichkeiten und Feedback-Prozesse festhalten.

Fragen zur Orientierung bei der Erstellung Ihres Website-Briefings

Sie können sich an folgenden Leitfragen orientieren, um neue Perspektiven und notwendige Details im Briefing zu berücksichtigen:

• Welche Inhalte sind für die Zielgruppe unverzichtbar, welche haben nur ergänzenden Charakter?
• Welche Aufgaben sollen Besucher auf der Website ausführen (Kauf, Terminvereinbarung, Information, Newsletter-Anmeldung)?
• Gibt es bestehende Corporate Designs oder andere gestalterische Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen?
• Welche technischen Schnittstellen müssen möglich sein und wie sind diese aktuell angebunden?
• Wie sieht der zeitliche Rahmen aus und welche Meilensteine sind relevant?
• Welche Ressourcen stehen intern für die Inhaltspflege und das Projektmanagement zur Verfügung?
• Welche Kriterien sind für Sie persönlich ein Erfolg der neuen Website?

Die Beantwortung dieser Fragen innerhalb des Briefings unterstützt Sie dabei, unklare Bereiche frühzeitig zu identifizieren und Nachbesserungen zu vermeiden.

Zusammenfassung / Fazit

Ein Website-Briefing ist das Fundament für den Erfolg eines Webprojekts. Es stellt sicher, dass alle Parteien eine gemeinsame Vorstellung von Zielen, Inhalten, Design und technischen Anforderungen haben. Typische Fehler wie unklare Zielsetzungen oder fehlende Priorisierung lassen sich mit der passenden Struktur leicht vermeiden. Für Sie als Planer oder Entscheider ist es ratsam, das Briefing systematisch vorzubereiten, alle relevanten Aspekte zu erfassen und regelmäßig zu überprüfen. So schaffen Sie eine belastbare Basis für effiziente Projektarbeit, realistische Zeitplanung und ein zufriedenstellendes Ergebnis.

Als nächsten Schritt empfiehlt es sich, eine strukturierte Analyse der Zielgruppe sowie der geplanten Inhalte anzufertigen und eine Checkliste mit den wichtigsten Briefingpunkten anzulegen. So behalten Sie den Überblick und können den Fortschritt transparent dokumentieren.